Outbound ist nicht eine einzige Aufgabe – deshalb deckt kein einzelnes Tool alles ab. An welcher Phase hakt es bei Ihnen? Sie müssen die Kontakte finden, die E-Mail zustellen, die Sequenz ausführen und dann das Gespräch führen, wenn endlich jemand abnimmt.
HappyRobot steht auf Platz eins, weil es das einzige Tool hier ist, das diesen letzten Teil übernimmt. Seine KI-Mitarbeitenden – die KI-Agenten, die es für operative Arbeit erstellt – führen das Gespräch mit einem Interessenten inklusive Telefonanruf, buchen anschließend den Termin und protokollieren ihn.
Die anderen sechs enden davor. Sie helfen Ihrem Team, mehr Outreach zu versenden – entweder durch eine bessere Kontaktliste oder indem sie Ihre Versand-Postfächer aus dem Spam-Ordner halten. Das ist nützlich. Es ist nur nicht dieselbe Aufgabe.
Nicht alle davon sind Alternativen zueinander. Die meisten Teams kaufen am Ende zwei oder drei Tools, eines pro Phase, und das folgende Ranking spiegelt wider, wie viel von der Outbound-Bewegung jedes Tool eigenständig abschließt – nicht, welches das bessere Produkt ist. Apollo liefert Ihnen die Kontakte und die verifizierten E-Mail-Adressen. HappyRobot ruft sie an. Keines übernimmt die Aufgabe des anderen.
So schneiden die einzelnen Tools im Vergleich ab.
So haben wir diese Tools bewertet
Wir haben jedes Tool der Outbound-Phase zugeordnet, die es abdeckt, und dann danach bewertet, wie viel dieser Phase es ohne menschliches Zutun abschließt. Vier Kriterien, in dieser Reihenfolge.
- Abgeschlossene statt eingereihte Schritte: wie viel der eigenen Phase das Tool ohne einen Menschen abschließt und wie viel es Ihren Vertriebsmitarbeitenden als Aufgabe übergibt.
- Kanalabdeckung: ob es einen Interessenten per Telefon, per E-Mail und per Messaging erreicht – oder nur über einen dieser drei Wege.
- CRM- und Systemintegration: ob es aus dem CRM und dem Angebotssystem liest und in diese schreibt, die Sie bereits nutzen, oder ob es erwartet, dass Sie das selbst aufbauen.
- Neue Pipeline oder optimierte Arbeit: ob es Accounts aktiviert, die Ihr Team nie erreicht, oder die bestehende Arbeit beschleunigt. Beides ist wertvoll. Beides löst unterschiedliche Probleme.
Kein Tool hier ist in jeder Phase das beste, und keines versucht es zu sein. Wo sich Tools überschneiden, sagen wir es – denn bei den Überschneidungen passieren die meisten Fehlkäufe.
Welche der fünf Schritte jedes Tool ohne Person erledigt. Kein Tool deckt alle fünf ab.
Die sieben Tools im Ranking
Die Tools hier sind die Outbound-Vertriebssoftware, die Revenue-Teams ohnehin vergleichen, wenn sie ein Daten-, Sequenzierungs- oder Calling-Tool suchen.
Das Ranking basiert darauf, wie jedes Tool bei den folgenden vier Kriterien abschneidet.
| Tool | Stage it owns | Steps completed without a representative | Channels covered | New pipeline or optimized work |
|---|---|---|---|---|
| Clay | Build the list | List building, enrichment, email send; no calls, no reply handling | Email via sequencer | New pipeline: contacts the team did not have |
| Apollo.io | Build the list | Contact and email lookup, then email steps; calls become representative tasks | Data; email; calls via representative-used dialer | New contacts, then faster existing sequences |
| Instantly | Get it delivered | List building, sending, warmup, inbox rotation, AI email replies; no calls | Email, plus lead data | Both: its own contact database, then higher email volume |
| Outreach | Run the sequence | Email steps; calls become representative tasks | Email; calls via representative | Optimized work: standardized sequences and forecasts |
| Salesloft | Run the sequence | Email steps; calls become representative tasks | Email; calls via representative | Optimized work: coaching on existing cadences |
| Artisan | Write and send it | Research, writing, sending; calls queued for a person | Email and social; calls via representative | New pipeline: contacts from built-in database |
| HappyRobot | Hold the conversation | Everything after the list: outreach, reply, call and booked meeting. No contact database | Phone, email, messaging | New pipeline: dormant accounts and inbound leads |
- Abgeschlossene statt eingereihte Schritte: Wie viel einer Sequenz das Tool eigenständig abschließt, gezählt vom ersten Kontakt bis zum gebuchten Termin, und wie viel davon es einer Vertriebsmitarbeitenden bzw. einem Vertriebsmitarbeitenden als Aufgabe zuweist.
- Kanalabdeckung: Ob das Tool einen Interessenten per Telefon, per E-Mail und per Messaging erreicht.
- CRM- und Systemintegration: Prüfung, ob das Tool aus dem CRM und dem Angebotssystem liest und in diese schreibt, die das Team bereits nutzt.
- Neue Pipeline oder optimierte Arbeit: Feststellung, ob das Tool Accounts aktiviert, die das Team nie erreicht, oder ob es die bestehende Arbeit des Teams beschleunigt.
Die sieben Tools im Ranking
Bewertet danach, wie viel der Outbound-Bewegung jedes Tool eigenständig abschließt. Wo ordnet sich Ihres ein? Die Phasenspalte gibt Auskunft.
Bewertet danach, wie viel der Outbound-Bewegung jedes Tool eigenständig abschließt. Wo ordnet sich Ihres ein? Die Phasenspalte gibt Auskunft.
| 1 | HappyRobot | 5. Hold the conversation | Calling, negotiating, booking the meeting | Phone, email, messaging | Quote-based |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Clay | 1. Build the list | Enriching a target list from 150+ providers | Data, with email via its sequencer | Free; paid from $167/month |
| 3 | Apollo.io | 1. Build the list | Finding contacts and verified emails | Data, with email sequencing attached | Free; paid from $49/user/month |
| 4 | Outreach | 3. Run the sequence | Managing sequences, deals and forecasting | Email; calls as representative tasks | Quote-based |
| 5 | Salesloft | 3. Run the sequence | Turning buyer signals into next actions | Email; calls as representative tasks | Quote-based |
| 6 | Instantly | 2. Get it delivered | Warming inboxes and rotating sending | Email, plus its own lead database | From $47/month |
| 7 | Artisan | 4. Write and send it | Researching, writing and sending without a rep | Email and social; calls queued | Quote-based |
Die Plätze zwei bis sieben bereiten den Outreach vor. Platz eins ist die Phase, die die meisten Stacks einem Menschen überlassen – und genau dort wartet ein Interessent, der abnimmt, bis eine Vertriebskraft frei ist.
1. HappyRobot: am besten, um das Gespräch zu führen
HappyRobot ist eine KI-Agenten-Plattform für Unternehmensabläufe. Seine KI-Mitarbeitenden für den Vertrieb führen Outbound-Gespräche mit Interessenten über Telefon, E-Mail und Messaging. Ein KI-Mitarbeiter kann einen ruhenden Account anrufen oder einen Inbound-Lead in der Minute qualifizieren, in der er eingeht.
Derselbe Mitarbeiter bucht den Termin und verhandelt den Preis innerhalb der Grenzen, die das Unternehmen festlegt. Nimmt der Interessent nicht ab, folgt der Mitarbeiter planmäßig nach, bis der Interessent antwortet oder ablehnt.
Vertrieb – HappyRobot Demo
Was wird dadurch frei? Die Arbeit, zu der Ihr Vertriebsteam nie kommt. Accounts, die seit Monaten unberührt sind, und Inbound-Leads, die ablaufen, bevor eine Vertriebskraft reagiert.
Jeder Mitarbeiter liest aus und schreibt in Salesforce, HubSpot und Ihr Angebotssystem – über die Integrationen von HappyRobot. Genau daran entscheidet sich, ob all das dem Kontakt mit Ihrem tatsächlichen Stack standhält. So gelangt jedes Anrufergebnis ins CRM, ohne dass es jemand manuell erfassen muss.
HappyRobot veröffentlicht keine Preise. Der Vertrieb erfolgt an Großunternehmen auf Basis individueller Vertragsangebote.
Wirkung in der Praxis
Wie sieht das in Zahlen aus? Dies sind die Kennzahlen der Vertriebslösungen von HappyRobot – ausgewiesen als Ergebnisse auf Plattformebene, nicht als Fallstudie eines einzelnen Kunden:
- 28-facher ROI bei der Reaktivierung inaktiver Accounts
- 75 % geringere Kosten pro qualifiziertem Lead
- 4,75-mal mehr qualifizierte Leads erfasst
- 18 % der Buchungen vollständig autonom abgeschlossen
- 10 % höhere Margen als bei menschlichen Vertriebsmitarbeitenden
Welche Unternehmen von HappyRobot profitieren
HappyRobot verkauft an Großunternehmen mit einem Umsatz über 1 Mrd. $ – in Logistik und Lieferkette, bei Versorgungsunternehmen und Energie, in Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Telekommunikation, bei Fluggesellschaften, in der Fertigungsindustrie, im Einzelhandel und im HR-Bereich. Wenn das Arbeitsvolumen Ihres Vertriebsteams über die Zahl der Mitarbeitenden hinausgewachsen ist, die Sie einstellen können, passt es. Für die funktionsübergreifende Sicht auf den gesamten Vertriebsprozess siehe KI für Vertriebsteams.
- Reaktivierung eines inaktiven Kundenstamms: Nützlich für Aufgaben wie das Anrufen jedes still gewordenen Accounts und das Aufrechterhalten des Gesprächs. Stimmt der Account einem Termin zu, bucht ihn der Mitarbeiter; lehnt der Account ab, protokolliert der Mitarbeiter den Grund im CRM.
- Inbound-Leads beantworten, bevor sie abkühlen: Der KI-Mitarbeiter qualifiziert einen Web-Lead in einem Anruf, sobald der Lead eingeht. Erfordert der Deal menschliches Urteilsvermögen, leitet der Mitarbeiter ihn an die richtige Ansprechperson weiter – inklusive Gesprächstranskript.
Einschränkung
HappyRobot ist kein Daten- oder Enrichment-Anbieter. Es gibt keine Lead-Datenbank, keinen Listenaufbau und keine Beschaffung von Intent-Signalen. Es ist auch kein CRM. KI-Mitarbeitende arbeiten mit der Liste, die Sie bereits haben – die Liste bleibt also bei Clay, Apollo oder Instantly, und Ihr CRM bleibt, wo es ist. HappyRobot bindet sich an beides an, statt eines davon zu ersetzen.
2. Clay: am besten für Aufbau und Anreicherung der Liste
Wofür ist Clay eigentlich da? Für den Aufbau der Liste. Es ist eine Datenwerkbank für Go-to-Market-Teams: Sie legen die firmografischen und Hiring-Signale fest, und Clay reichert jede Zeile an, indem es über 150 Datenanbieter abfragt, bis einer das fehlende Feld liefert. Anschließend schreibt es den vervollständigten Datensatz zurück nach Salesforce. Seit dem Start seines Sequencers versendet Clay auch Cold E-Mails – aus Postfächern, die es in Ihrem Namen kauft und durch zunächst geringe Versandvolumina aufwärmt. E-Mail ist der einzige Kanal, den Clay direkt bedient.
Es gibt vier Tarife:
- Free
- Launch ab 167 $ pro Monat
- Growth ab 446 $ pro Monat
- Enterprise auf Anfrage
Die Kundenreferenz von Clay zu Intercom beschreibt 140 % Wachstum bei der über Outbound generierten Pipeline und über 4.000 gewonnene Accounts sowie 21.000 angereicherte Kontakte in einem Monat.
Gemessen an unserem vierten Kriterium baut Clay neue Pipeline auf. Es liefert Ihren Vertriebsmitarbeitenden Accounts, die zuvor nicht im CRM waren.
Einschränkung
Clay führt keine Telefonanrufe und liest oder beantwortet keine E-Mail-Antworten. Jedes Gespräch mit einem Interessenten gehört einer Vertriebsperson oder einem anderen Tool.
3. Apollo.io: am besten für das Finden von Kontakten und E-Mail-Adressen
Apollo positioniert sich als Sales-Intelligence-Plattform, und die Datenbank ist das Produkt. Sie durchsuchen über 240 Mio. Personen und über 30 Mio. Unternehmen, finden den Kontakt und die verifizierte E-Mail-Adresse und fügen ihn dann einer Sequenz hinzu. Die Sequenz versendet die E-Mails und erstellt die Anrufaufgaben, und Apollo synchronisiert diese Aktivitäten mit Salesforce oder HubSpot. Kaufen Sie es wegen der Daten. Das Sequencing gibt es obendrauf.
Während Clay Daten anderer Anbieter zusammenführt, betreibt Apollo eine eigene Datenbank, und der Free-Tarif enthält den Zugriff darauf. Weitere Tarife, pro Nutzer und Monat:
- Basic für 49 $
- Professional für 79 $, inklusive US-Dialer
- Organization für 119 $, mindestens drei Nutzer erforderlich
Die Fallstudie von Apollo zu 42 Technologies berichtet von einer Verdopplung der positiven E-Mail-Antwortraten und einem Anstieg qualifizierter Demos um 280 %.
Beim vierten Kriterium leistet Apollo beides: Es liefert neue Kontakte und führt anschließend Ihre bestehende Sequenz schneller aus.
Einschränkung
Apollo führt die Sequenz aus, bis ein Interessent antwortet. Danach übernimmt ein Vertriebsmitarbeitender. Der Dialer ab Professional funktioniert nur in den USA und hilft einem internationalen Team daher nicht.
4. Outreach: Am besten für Sequenzmanagement und Forecasting
Outreach positioniert sich inzwischen als agentische KI-Plattform für Revenue-Teams. Anrufsequenzen, Deal-Management und Forecasting laufen auf denselben Aktivitätsdaten, sodass Ihr Forecast widerspiegelt, was die Vertriebsmitarbeitenden tatsächlich getan haben.
Wo agieren die Agenten also? Beim Steuern der Sequenz und beim Prognostizieren des Deals. Das Gespräch selbst bleibt Sache Ihrer Vertriebsmitarbeitenden.
Es wird in vier Stufen angeboten, von Amplify Essentials bis Amplify Pro, mit Preisen pro Nutzer zuzüglich eines Kontingents an KI-Credits von 10.000 bis 100.000 je nach Stufe. Die Preise werden auf Anfrage genannt.
Segment nutzte Outreach, um 700 einzelne Kadenzen durch drei bis vier Sequenzen pro Buyer Persona zu ersetzen, und testete seine Botschaften direkt in Outreach. Das Ergebnis: 92 % mehr qualifizierte Opportunities und 20.797 durch Sequenzen erzeugte Antworten.
Einschränkung
Haben Sie eine Administration für Revenue Operations? Outreach setzt das voraus. Ohne diese Rolle konfiguriert niemand die Sequenzen oder behält das Credit-Kontingent im Blick, für das Sie zahlen. Und jeder Anruf in einer Sequenz wird zur manuellen Aufgabe für Vertriebsmitarbeitende, denn Outreach führt Anrufe nicht selbst durch.
5. Salesloft: Am besten für Kaufsignale und Rep-Coaching
Salesloft bezeichnet sich selbst als prädiktives Revenue-System und ist führend darin, Kaufsignale in nächste Schritte zu übersetzen. Vier Produkte decken drei Aufgaben im Outbound-Vertrieb ab: Cadence für Sequenzen, Conversations für Gesprächsaufzeichnung und -analyse sowie Deals und Forecast für das Pipeline-Management. Außerdem wurden Drift, Groove und Clari Forecast integriert, sodass der Funktionsumfang deutlich über einen Sequencer hinausgeht.
Salesloft veröffentlicht keine Preise. Jeder Tarif wird auf Anfrage angeboten.
Salesloft erstellte Kadenzen nach Interessententyp für Vena Solutions, wobei die Vertriebsmitarbeitenden freigegebene Vorlagen personalisierten. Dadurch stiegen die Kontaktpunkte pro Interessent von zwei oder drei auf 12 bis 14. Inbound-Mitarbeitende trugen zudem mehr als 30 % zum ARR-Wachstum des Unternehmens im laufenden Jahr bei.
Einschränkung
Salesloft steuert die Kadenz. Ihre Vertriebsmitarbeitenden führen das Gespräch. Jeder Anruf und jede Antwort erfordert weiterhin einen Menschen. Die Zahl der Aufgaben, die Salesloft pro Tag abschließen kann, ist damit durch Ihre Personalstärke begrenzt und nicht durch die Software.
6. Instantly: Am besten für E-Mail-Zustellbarkeit bei hohem Volumen
Quelle: https://instantly.ai/enterprise
Instantly ist vor allem für den Versand von Cold E-Mails mit hohem Volumen bekannt, und genau das kann es nach wie vor am besten. Sie verbinden unbegrenzt viele E-Mail-Konten in einer Kampagne, und jedes Postfach wird zunächst mit geringem Volumen aufgewärmt, damit die Mailbox-Anbieter Vertrauen aufbauen.
Anschließend rotiert die Plattform den Versand über alle Konten, sodass Hunderttausende E-Mails pro Monat nicht im Spam-Ordner landen. Zudem lässt sie sich sofort mit HubSpot verbinden, um Kontakte zu importieren und Outreach-Aktivitäten zu synchronisieren.
Ist es immer noch nur ein Versandtool? Nein. Der Funktionsumfang ist deutlich gewachsen: eine Lead-Datenbank mit über 450 Mio. Kontakten, ein Lead-Finder, Verifizierung, Website-Besucher-Tracking, ein eigenes CRM und eine Reihe von KI-Agenten – darunter einer, der E-Mail-Antworten für Sie beantwortet.
Die Preise von Instantly beginnen bei 47 $ pro Monat im Growth-Tarif und reichen bis 358 $ für Lightspeed, das einen dedizierten Server mit IP-Rotation umfasst. Die Seite trennt Outreach-Tarife, Lead-Credits und Bundles über einen Monats-/Jahres-Umschalter – prüfen Sie daher die aktuelle Tarifliste, bevor Sie eine Zahl nennen.
Die Kundenergebnisse von Instantly stammen aus LinkedIn-Beiträgen der Nutzer, die Zahlen sind also deren eigene Angaben. Der Mitgründer von Newlead berichtete von 52 Leads in 22 aktiven Tagen und 520.000 $ Pipeline.
Beim vierten Kriterium erfüllt Instantly inzwischen beides. Die Datenbank liefert Kontakte, die Sie zuvor nicht hatten, und der Versand-Stack betreibt Ihre bestehende Kampagne mit höherem Volumen.
Einschränkung
Der KI-Antwortagent von Instantly kann einen E-Mail-Thread beantworten, sodass Antworten nicht mehr allein Sache von Menschen sind. Was er nicht tut: zum Telefon greifen. Es gibt keinen Dialer und keinen Sprachkanal – jeder Interessent, der einen Anruf braucht, wartet weiterhin auf eines Ihrer Vertriebsmitglieder.
7. Artisan: Am besten für autonome E-Mail-Outreach
Artisan vertreibt Ava, eine KI-gestützte Sales Development Representative (SDR), die als AI BDR bezeichnet wird und in Ihrem Stack parallel zu Ihrem Team arbeitet.
Ava findet Interessenten in der integrierten Artisan-Datenbank mit über 250 Mio. Kontakten, schreibt dann für jeden eine personalisierte E-Mail und versendet sie zusammen mit einer Social-Media-Nachricht. Ava führt diese Sequenz von der Recherche bis zum Versand aus, ohne dass jemand aus dem Vertrieb eingreift, und synchronisiert Kontakte und Aktivitäten in Echtzeit mit Salesforce und HubSpot.
Auch Artisan veröffentlicht keine Preise.
Der Artisan-Kunde Chain of Events nutzte Ava für die Ansprache von Sponsoren und Rednern und meldete innerhalb von sechs Monaten über 700.000 $ generierten ARR sowie eine 20-fache Rendite auf eine Jahresinvestition von 28.000 $.
Einschränkung
Ruft Ava also jemanden an? Nein. Ava automatisiert ausschließlich E-Mail- und Social-Outreach. Anrufschritte lassen sich im nativen Dialer von Artisan einreihen – das heißt, jeder Anruf landet auf einer Liste und jemand aus Ihrem Team greift zum Telefon.
So wählen Sie ein Tool zur Outbound-Vertriebsautomatisierung
Die meisten Teams setzen am Ende zwei oder drei davon ein, eines pro Phase. Die Outbound-Automatisierung deckt die Vorbereitungsphasen gut ab, ohne dass groß darüber gestritten wird, welches Tool gewinnt. Wenn Sie die breitere Kategorie bewerten und nicht nur den Outbound-Ausschnitt, deckt unser Ranking der KI-Tools zur Vertriebsautomatisierung den Rest ab.
Nur das Tool, das das Gespräch führt, schließt den Kreis, sobald ein Interessent antwortet – und genau hier schafft HappyRobot die Gespräche, für die Ihr Vertrieb ohnehin nie Zeit hatte. Die Kontextschicht speichert Gedächtnisfragmente, extrahierte Attribute und Verhaltens-Tags aus jeder Interaktion, und alle Ihre KI-Mitarbeitenden teilen sich diesen Datenbestand. Er wird mit jedem Anruf und jeder E-Mail reichhaltiger.
Was brauchen Sie also? Beginnen Sie mit dem Punkt, der Ihrer Arbeitswoche am ehesten entspricht.
Auswahl eines Tools zur Vertriebsautomatisierung
Wenn Sie keine Liste haben
Beginnen Sie mit Daten. Clay erstellt und reichert die Liste anhand der von Ihnen gewählten Signale an. Apollo verkauft Ihnen die Datenbank samt Sequenzierung. Welches davon? Wenn Sie beide Aufgaben in einem Tool wollen, ist Apollo günstiger. Wenn Sie Kontrolle über die Signale wollen, ist Clay die bessere Wahl.
Wenn Ihre E-Mails nie im Posteingang ankommen
Mailbox-Anbieter behandeln Ihre Versanddomains als Spam, meist weil ein Postfach zu früh zu viel Volumen verschickt hat. Instantly wärmt jedes Postfach auf und verteilt den Versand auf viele Konten, sodass Ihre E-Mails im Posteingang des Interessenten landen statt im Spam-Ordner.
Wenn Sequenzen laufen, aber niemand nachfasst
Ihr Vertrieb hat mehr Antworten zu beantworten und mehr Anrufe zu tätigen, als an einem Tag zu schaffen ist – ein Interessent, der geantwortet hat, wartet also, bis jemand frei ist. Die KI-Mitarbeitenden von HappyRobot übernehmen diese Warteschlange, führen das Nachfassgespräch und vereinbaren den Termin.
Wenn Leads eingehen und kalt werden
Ein Lead, der um 18 Uhr ein Formular ausfüllt, hört erst am nächsten Morgen von Ihrem Team – und ist bis dahin längst weiter. Die KI-Mitarbeitenden von HappyRobot rufen in dem Moment zurück, in dem das Formular eingeht, qualifizieren den Lead im Gespräch und geben alles, was menschliches Urteilsvermögen erfordert, mit Transkript an eine Vertriebsperson weiter.
